Todo estaba apuntado. En tres sitios distintos.
La Jefa de Operaciones e Instalaciones llevaba las dos oficinas: incidencias, averías, compras, EPIs, proveedores, personal propio, contratos, gestión de flotas. Cada cosa se apuntaba donde caía: veintidós páginas de libreta, decenas de recordatorios y una bandeja de correo sin orden. Más de doscientas cincuenta tareas vivas y ninguna manera rápida de comprobar cuáles estaban cerradas, cuáles vencían esta semana y quién tenía que autorizar cada una.
Encontrar un dato era releer la libreta, mirar si la tarea llevaba el fluorescente de completada y volver al correo a ver si seguía en la bandeja o ya estaba archivado.
No faltaba un programa. Faltaba un sitio y una manera de trabajar.
La información existía toda; lo que no existía era un lugar donde se juntara. Una herramienta nueva habría sido un cuarto sitio. Se hizo lo contrario, en tres etapas: conocer las necesidades hablando con quien las tiene, montar la solución en la herramienta que ya usaba cada día, y definir una manera de trabajar para que lo nuevo no se cayera a la primera semana.
Un solo Excel que avisa, y un horario que lo mantiene vivo.
Una bandeja única
Llamada, correo o nota a mano: todo entra en el momento; correo y archivos, a carpetas definidas.
Hecho para no romperse
Tablas en vez de rangos, fórmulas que escalan solas y validaciones que impiden el dato incoherente.
Un panel que apremia
Vencidas, hoy y a siete días; cada fila dice qué le falta. De un vistazo se sabe dónde se está.
Una hora para cada cosa
Primera hora, correo y clasificación; hasta la comida, tareas; después, facturas y pedidos.
Entre diez y quince días, de la primera conversación a la formación. La libreta entera entró por ETL: casi un centenar de entradas a mano, normalizadas antes de cargarlas.
Todo en un sitio, el sitio avisa, y hay una hora para cada cosa.
De tres soportes a uno; de +250 tareas sin rastro a una tabla con estado, responsable y fecha. Unas dos horas al día menos buscando, según su cálculo tras un mes de uso. Y lo que ninguna cifra recoge: se acabó la sensación de no llegar a todo. Sigue funcionando sin nosotros: es su Excel, en su nube, con su horario.